Out of office

27-12-2023

Waar ben je? Er komt maar geen respons terug!

Herken je dat? Rondom de vakantieperiodes en feestdagen vliegen de out of office-berichten je echt om de oren.

Het is heel eenvoudig om te doen en des te fijner voor diegene aan de andere kant om te weten dat je er even niet bent.
En waar dit zo simpel lijkt, sluipen hier makkelijk kleine "flops" in die je beter kunt voorkomen.

Ditmaal de out of office aangepast op jou als ondernemer.

Tops:

  • Bedank in het algemeen voor het verzonden bericht;
  • Geef de datum aan dat je weer terug verwacht te zijn;
  • Mocht je vermindert aanwezig zijn, geef dit ook aan;
  • Voor noodgevallen aanwezig? Geef aan hoe je te bereiken bent;
  • Fijne, warme, professionele afsluiting.

Flops:

  • Geen out of office terwijl je er niet bent;
  • Tot in de details vertellen wat je gaat doen;
  • Onduidelijkheid over terugkeer / geen verwachte datum aangeven;
  • Te grappig proberen te doen;
  • Te amicale afsluiter.

Zoals de tops al lezen is duidelijkheid in compacte vorm scheppen dus eigenlijk het allerbelangrijkste.
Zeg nu zelf wat leest fijner:

"Bedankt voor je bericht, momenteel ben ik niet bereikbaar.
Vanaf XX/XX/XXXX ben ik weer terug en zal ik je zo snel mogelijk van een antwoord voorzien.
We spreken elkaar dan. Voor nu wens ik je een fijne (werk)dag toe."


of

"Hi, ben er even niet, van maandag tot en met woensdag lig ik te bakken op het strand en de rest van de dagen geniet ik van rondleiding. Wanneer ik terug ben zal ik mijn best doen je zo snel mogelijk terug te antwoorden.
Hang in there!"


Waar de tweede makkelijk kan voor vrienden die je op dagelijkse basis spreekt, zal een zakelijke connectie of een potentiële zakelijke connectie hier toch echt op afknappen.
Vergeet niet dat dit ook een visitekaartje voor jouw bedrijf is!

Als werknemer maak je vaak een doorverwijzing naar je directe collega of naar de afdeling waar je werkt, dit zul je eigenlijk zelden doen als je voor jezelf werkt. Als ondernemer is des te belangrijker om te zorgen dat je te allen tijden goede afspraken maakt met de opdrachtgever. Mocht er een conculega zijn die het tijdelijk van je overneemt in dit soort gevallen, spreek dan duidelijk en met toestemming af wat te verwerken in je out of office bericht qua doorverwijzing. 

Samengevat, gebruik ten bate van duidelijk communicatie altijd een out of office-bericht wanneer je afwezig bent. Wees professioneel en niet te losbandig. Controleer vooral op fouten voor je het bericht opslaat. En zodra je afsluit, sluit dan ook echt af en ga voor de rust!


TIME TO ENJOY YOUR OUT OF OFFICE


WEGGEVERTJE
Wist je trouwens dat je ook in Whatsapp Business gebruik kunt maken van een "Out of office" bericht? 

  • Start Whatsapp Business op;
  • Ga naar het marktkraampje links naast Chats;
  • Scrol tot je Afwezigheidsbericht ziet staan, klik deze aan;
  • Afwezigheidsbericht verzenden klik je naar AAN;
  • Voer je Afwezigheidsbericht in via het pennetje aan de rechterzijde en druk na het bericht op ok;
  • Ga naar Tijden, hier geef je jouw voorkeur aan wanneer Whatsapp het bericht verzend;
  • Ga naar Ontvangers en geef aan wie het afwezigheidsbericht mag ontvangen;
  • Vervolgens druk je rechtsboven op OPSLAAN, je afwezigheidsbericht is opgeslagen en zal worden gebruikt op de momenten die je hebt ingesteld.